O Conselho de Administração da Odebrecht S.A. aprovou a Política sobre Conformidade, que será implementada em todos os Negócios do Grupo. Baseada nas melhores práticas mundiais, a Política tem o propósito de orientar o comportamento e as relações internas e externas dos integrantes, independentemente do nível hierárquico.

Trata-se de mais um marco na trajetória iniciada pela empresa em março de 2016, com a divulgação do “Compromisso com o Brasil”, no qual a Odebrecht se propôs a aperfeiçoar seu modelo de Governança e de Conformidade. A Política foi construída internamente, com intenso diálogo, começando com um seminário, em julho, no qual estavam presentes 170 líderes do grupo. Desse evento resultaram os dez princípios básicos do Compromisso Odebrecht para uma atuação Ética, Íntegra e Transparente, que já está em vigor em todas as empresas, incorporados aos Planos de 2017. “A atuação ética, íntegra e transparente é fundamental para gerarmos resultados tangíveis e intangíveis nos nossos Negócios”, afirma Emílio Odebrecht, presidente do CA da Odebrecht S.A.

A política, que em cada Negócio receberá as adaptações e complementos para respeitar as especificidades de cada um, contém orientações para os integrantes no dia-a-dia de seu trabalho. O foco é a prevenção, e o principal esforço na sua implantação será o treinamento e a conscientização das pessoas. Se algum desvio acontecer, a Política fornece todos os mecanismos para detectá-lo rapidamente e adotar, sempre que necessário, as medidas corretivas e até disciplinares, também previstas.

As orientações seguem os mais elevados padrões internacionais nessa área. “A política é um robusto guia para a conduta ética, íntegra e transparente. Nosso principal esforço será pela conscientização e treinamento das pessoas, uma vez que o foco é preventivo e de alcançar a convicção de cada um e de todos”, afirma Sergio Foguel, coordenador do Comitê de Conformidade da Odebrecht S.A.

Ao longo de 2016, a Odebrecht já implantou diversas medidas nessa área. Ampliou o número de conselheiros independentes, garantindo ao menos 20% dos seus membros como independentes – nunca menos que dois – para promover a diversidade e reforçar a transparência. Também em todas as empresas do grupo está em finalização o processo de contratação de CCOs (Chief Compliance Officers), que se reportam ao Comitê de Conformidade, com independência de atuação.

Sistema de Conformidade

O Sistema de Conformidade, aperfeiçoado pela Política, é composto por dez medidas integradas de prevenção, detecção e remediação de riscos de não conformidade. A maior ênfase (6 medidas) é na prevenção, justamente para evitar que desvios aconteçam. Fazem parte das medidas de prevenção um amplo programa de treinamento e o aprimoramento dos instrumentos e processos de avaliação de riscos e controle.

“Estamos certos de que a prática dessas medidas ao longo do tempo e de forma convicta e consistente, especialmente pela atuação de cada líder no dia a dia dos Negócios, nos posicionará entre as referências de uma atuação ética, integridade e transparência”, reforça Olga Pontes, responsável por Conformidade da Odebrecht S.A.

Apuração de denúncias

A Política orienta os integrantes a procurar o seu Líder sempre que surgir alguma dúvida sobre conduta, sua ou de algum outro integrante, cliente ou fornecedor. Havendo algum desconforto em abordar o tema com o Líder ou se houver alguma razão para manter o anonimato, o integrante poderá usar o canal Linha de Ética, que dá total proteção a quem o procura.

O canal foi implementado na Odebrecht S.A. em 2014 e, em alguns Negócios, como Braskem e Odebrecht Agroindustrial, está em operação há mais de três anos. Ele está disponível no site da empresa (www.odebrecht.com) em todos os países de atuação da Odebrecht, e há a possibilidade de fazer o relato por ligação gratuita (0800). Está expressamente proibida qualquer retaliação aos denunciantes.

Uma vez recebida uma denúncia, cabe ao responsável por Conformidade assegurar que seja registrada e investigada com independência e imparcialidade. Essa investigação pode ser conduzida internamente ou, se necessário, com o auxílio de empresas especializadas. As medidas adotadas podem incluir, mas não se limitam às seguintes ações: o afastamento preventivo de Integrantes que possam atrapalhar ou influenciar a apuração da denúncia, suspensão de contratos de terceiros, suspensão de pagamentos e o desligamento do integrante, inclusive por justa causa, advertências verbais e formais.

Compromisso

A Política expressa o Compromisso com Atuação Ética, Íntegra e Transparente e substitui o Código de Conduta atual da empresa. O Compromisso permite ao integrante avaliar, identificar e evitar a maior parte das ações que contrariam a política. Entre essas orientações, estão:

Relacionamento com Clientes: é proibido prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagens, favores, entretenimento ou qualquer item de valor a fim de influenciar ou recompensar clientes.

Relacionamento com Fornecedores: os contratos devem conter cláusulas específicas sobre o respeito às orientações contidas na Política e o compromisso com atendimento das leis locais, inclusive com as leis anticorrupção.

Livre concorrência: são vedadas práticas que pretendam frustrar ou fraudar o processo competitivo. Os negócios devem ser obtidos por mérito de preço, qualidade, prazo e atendimento. É proibida qualquer troca de informações que possa beneficiar a empresa ou um concorrente, ou ainda prejudicá-lo. Em caso de proposta conjunta com um concorrente, é preciso deixar claras todas as questões concorrenciais.

Combate à corrupção: os Integrantes devem assumir a responsabilidade e o compromisso de combater e não tolerar a corrupção em quaisquer das suas formas e contexto, inclusive a corrupção privada, extorsão e suborno, e de dizer não, com firmeza e determinação, a oportunidades de negócio que conflitem com este compromisso.

Relação com agentes públicos: a interação de Integrantes com Agentes Públicos ou pessoas politicamente expostas deve ocorrer dentro do compromisso de ética, integridade e transparência. Reuniões para discussão de contratos públicos devem ser realizadas a partir de solicitação formal por escrito e prioritariamente em órgãos públicos e em horário comercial.

SISTEMA DE CONFORMIDADE DA ODEBRECHT

Principais medidas já adotadas:

Conselhos de Administração

Cada negócio possui governança e Conselho de Administração (CA) próprios.

Novos Conselheiros
Ampliação do número de conselheiros independentes, garantindo ao menos 20% dos seus membros como independentes (e não menos que dois participantes com essa característica) para promover a diversidade e reforçar a transparência.

Contratação de CCOs
Nomeação de responsáveis por Conformidade, equivalente a Chief Compliance Officers (CCOs), que se reportam ao Comitê de Conformidade, com independência de atuação.

Comitês de Conformidade
Apoia o CA quanto ao cumprimento da atuação ética, íntegra e transparente, em alinhamento com as melhores práticas mundiais e com as leis, normas e regulamentos aplicáveis.

Políticas, Diretrizes e Procedimentos
Elaboração da Política sobre Conformidade com Atuação Ética, Íntegra e Transparente. Ela será implementada em todos os Negócios, em alinhamento com os seus respectivos Conselhos de Administração.

Engajamento em ações coletivas
Adesão ao Pacto Global da ONU e ao Pacto Empresarial pela Integridade e Contra a Corrupção, iniciativa do Instituto Ethos, assumindo compromissos com princípios universais de Direitos Humanos, Trabalho, Meio Ambiente e Combate à Corrupção.

Canal Linha de Ética
Foi implementado na Odebrecht S.A. em 2014. Possibilita a realização de denúncias de irregularidades e desvios de conduta por parte de Integrantes, Clientes e quaisquer outros terceiros.. As denúncias são investigadas com independência, imparcialidade, metodologia e amparo legal, garantindo confidencialidade, anonimato e proibição de retaliação ao denunciante.

Medidas em implantação:

Avaliação de Riscos e Controles
Riscos e oportunidade de melhorias identificados através das medidas de prevenção e detecção do Sistema de Conformidade serão tratados por meio do fortalecimento do ambiente de controles.

Treinamento
Ações de capacitação e comunicação estão sendo desenvolvidas, aprimoradas e intensificadas para garantir o compromisso convicto e irrestrito de todos os Integrantes com uma atuação ética, integra e transparente.

Medidas Disciplinares
Aprimoramento do Sistema de Conformidade pela adoção de ações disciplinares em decorrência da violação das orientações expressas no compromisso assumido pela Odebrecht.

Empresa Pro-Ética
Busca do selo de Empresa Pró-Ética (do Ministério da Transparência, Fiscalização e Controle, antiga CGU), iniciativa que incentiva as empresas a implantarem medidas de prevenção e combate à corrupção.